Pierwsza faktura w życiu przedsiębiorcy to moment trochę stresujący. Czy wszystko wypełniłem prawidłowo? Czy zastosowałem dobrą stawkę VAT? Co jeśli klient zauważy błąd? Spokojnie – wystawienie faktury to prostsze niż myślisz, jeśli znasz podstawowe zasady.
Co musi zawierać faktura – elementy obowiązkowe
Faktura to oficjalny dokument, więc nie możesz na niej napisać, co chcesz. Polski urząd skarbowy ma konkretne wymagania, bez których faktura jest po prostu nieważna. Oto lista absolutnych must-have:
Dane Twojej firmy: pełna nazwa, adres i NIP. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, musisz dodać wzmiankę o wpisie do rejestru VAT.
Dane nabywcy: pełna nazwa lub imię i nazwisko oraz adres. Jeśli wystawiasz fakturę dla firmy, koniecznie NIP kontrahenta. Bez NIP-u nabywcy firma nie odliczy sobie VAT-u, więc to ważne.
Numer faktury: musi być unikalny i zgodny z Twoją numeracją. Najpopularniejszy system to np. „1/11/2025” (pierwsza faktura, listopad, rok 2025). Najważniejsze – żadna faktura nie może mieć tego samego numeru.
Daty: data wystawienia i data sprzedaży (lub wykonania usługi). Mogą być takie same, ale nie muszą.
Pozycje ze szczegółami: nazwa towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa netto, wartość netto, stawka VAT, kwota VAT i wartość brutto. Brzmi skomplikowanie, ale każdy program do faktur to wypełni za Ciebie automatycznie.
Kwoty podsumowania: suma wartości netto, suma VAT i suma brutto do zapłaty.
Jak wybrać odpowiednią stawkę VAT?
Od czego zależy stawka VAT? To jedno z najważniejszych pytań przy pierwszej fakturze. Stawka VAT zależy od tego, co sprzedajesz lub jaką usługę świadczysz. Podstawowa stawka to 23% i dotyczy większości towarów i usług – jeśli nie jesteś pewien, prawdopodobnie to właśnie ona.
Obniżone stawki 8% i 5% dotyczą konkretnych kategorii – podstawowa żywność, książki, leki, czasopisma czy usługi transportowe. Jeśli Twoja działalność nie mieści się w tych kategoriach, nie kombinuj – stosuj 23%.
Stawka 0% to głównie eksport – jeśli sprzedajesz towary poza Polskę (szczególnie poza Unię Europejską), możesz zastosować zerowy VAT. Ale uwaga – wymaga to odpowiedniej dokumentacji.
Jeśli nie jesteś pewien, jaką stawkę VAT zastosować do swojego produktu lub usługi, sprawdź w urzędzie skarbowym lub zapytaj księgowego. Błąd w stawce VAT to częsty powód problemów z fiskusem.
Faktury bez VAT – kiedy możesz je wystawiać?
Nie każdy przedsiębiorca musi naliczać VAT. Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT (tzw. mały podatnik, którego obroty nie przekraczają 200 000 zł rocznie), możesz wystawiać faktury bez podatku VAT.
Na takiej fakturze zamiast stawek VAT wpisujesz adnotację: „zwolniony z VAT” i powołujesz się na odpowiedni przepis (najczęściej art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT). Nie musisz wtedy dodawać kolumny z VAT-em – po prostu cena netto = cena brutto.
Dla niektórych usług i towarów istnieją też zwolnienia przedmiotowe – np. usługi medyczne, edukacyjne czy finansowe często są zwolnione z VAT niezależnie od obrotów firmy.
Najczęstsze błędy na pierwszych fakturach
Brak NIP-u kontrahenta – jeśli wystawiasz fakturę dla firmy, zawsze dodaj jej NIP. Bez tego nie odliczy VAT-u i może mieć do Ciebie pretensje.
Zła data sprzedaży – data sprzedaży powinna odzwierciedlać moment, gdy towar został wydany lub usługa wykonana. Nie może być późniejsza niż data wystawienia faktury.
Błędna numeracja – pamiętaj, że każda faktura musi mieć unikalny numer. Nie możesz mieć dwóch faktur „1/11/2025”.
Brak podpisu (jeśli wystawiasz papierową fakturę) – choć elektroniczne faktury nie wymagają podpisu, papierowe powinny być podpisane przez osobę uprawnioną.
Faktura elektroniczna czy papierowa?
W 2025 roku większość firm już dawno przeszła na faktury elektroniczne – są szybsze, wygodniejsze i bardziej ekologiczne. Możesz wysłać je mailem jako PDF, a klient może od razu zapisać je w swojej księgowości.
Ważne: faktura elektroniczna ma taką samą moc prawną jak papierowa. Nie musisz jej drukować ani wysyłać pocztą (chyba że klient wyraźnie o to poprosi). Wystarczy mail z załącznikiem PDF.
Pamiętaj tylko, żeby przechowywać kopie wszystkich wystawionych faktur – przez 5 lat. Programy do fakturowania robią to automatycznie w chmurze, więc nic Ci nie zginie.
Artykuł sponsorowany
