Odsetki za opóźnienie obliczysz według wzoru: kwota zaległości × liczba dni opóźnienia × roczna stopa odsetek / 365. Najpierw ustal właściwy rodzaj odsetek, datę rozpoczęcia naliczania oraz aktualną stawkę. Sprawdź, jak zrobić to poprawnie i jak przygotować notę odsetkową.
Jak obliczyć odsetki za opóźnienie?
Do wyliczenia potrzebujesz trzech danych: kwoty niespłaconego zobowiązania, liczby dni opóźnienia oraz rocznej stopy procentowej. Wynik przedstawia kwotę odsetek należnych za wskazany okres.
Odsetki za opóźnienie nalicza się od pierwszego dnia po upływie terminu płatności do dnia zapłaty włącznie.
Stosuje się następujący wzór:
Odsetki = kwota zaległości × liczba dni opóźnienia × stopa odsetek / 365
Roczna stopa procentowa musi być zapisana w postaci dziesiętnej. Przykładowo, przy stawce 9,25% należy użyć wartości 0,0925.
Przykład obliczenia
Załóżmy, że zaległość wynosi 5000 zł, opóźnienie trwa 30 dni, a obowiązująca stawka to 9,25% rocznie. Obliczenie wygląda następująco:
5000 zł × 30 dni × 9,25% / 365 = 38,01 zł.
Jeżeli płatność nastąpiła 25 sierpnia, a termin zapłaty przypadał na 10 stycznia, należy policzyć dni od 11 stycznia do 25 sierpnia. W obliczeniach odsetek ustawowych przyjmuje się 365 dni w roku, także w roku przestępnym.
Od kiedy nalicza się odsetki?
Jeżeli umowa lub faktura wskazuje termin płatności, odsetki zaczynają biec od dnia następującego po tym terminie. Sam dzień, w którym należność stała się wymagalna, nie jest pierwszym dniem opóźnienia.
Przy transakcjach handlowych, gdy termin zapłaty nie został określony, odsetki mogą stać się należne po upływie 30 dni kalendarzowych od doręczenia faktury lub wezwania do zapłaty. Jeśli nie da się ustalić daty doręczenia, punktem odniesienia może być dzień wykonania usługi albo dostarczenia towaru.
Faktura wystawiona przed wykonaniem świadczenia nie rozpoczyna sama naliczania odsetek. W takim przypadku trzeba uwzględnić dzień faktycznego wykonania usługi lub dostawy.
Jaką stawkę odsetek wybrać?
Rodzaj stawki zależy od charakteru zobowiązania oraz stron transakcji. Inne zasady dotyczą zwykłego długu pieniężnego, a inne opóźnienia w rozliczeniach między przedsiębiorcami.
| Rodzaj odsetek | Zastosowanie | Stawka od 5 marca 2026 r. |
| Odsetki kapitałowe | Korzystanie z cudzego kapitału, na przykład przy pożyczce | 7,25% rocznie |
| Odsetki ustawowe za opóźnienie | Opóźnienie w zapłacie świadczenia pieniężnego | 9,25% rocznie |
| Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych | Opóźnione płatności w relacjach gospodarczych | 13,75% rocznie |
Stawki wskazane w tabeli wynikają ze stopy referencyjnej NBP wynoszącej 3,75% oraz ustawowych dodatków. Odsetki za opóźnienie to stopa referencyjna powiększona o 5,5 punktu procentowego, natomiast dla transakcji handlowych stosuje się zasadniczo dodatek 10 punktów procentowych.
W przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy, obowiązuje odrębna stawka. Przy wyborze rodzaju odsetek trzeba więc sprawdzić status stron i charakter zobowiązania.
Co wynika z przepisów?
Podstawę zwykłych odsetek kapitałowych stanowi art. 359 Kodeksu cywilnego. Art. 481 Kodeksu cywilnego dotyczy odsetek za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego.
Wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia nawet wtedy, gdy nie poniósł szkody. Co do zasady nie musi też wykazywać winy dłużnika, aby domagać się odsetek ustawowych za opóźnienie.
Odsetki maksymalne za opóźnienie nie mogą przekroczyć dwukrotności odsetek ustawowych za opóźnienie. Ograniczenie to ma zastosowanie wtedy, gdy umowa przewiduje oprocentowanie wyższe niż dopuszczalne przez przepisy.
Opóźnienia w transakcjach handlowych reguluje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Przepisy te obejmują przede wszystkim relacje między przedsiębiorcami oraz określone transakcje z podmiotami publicznymi.
Jak używać kalkulatora odsetek?
Kalkulator ogranicza ryzyko pomyłki przy liczeniu dni i zmian stawek w czasie. Aby otrzymać wynik, przygotuj:
- kwotę zaległej należności,
- termin zapłaty wynikający z umowy lub faktury,
- datę faktycznej zapłaty albo datę, na którą liczysz odsetki,
- rodzaj odsetek właściwy dla danej sytuacji,
- informację o ewentualnych zmianach stawki w analizowanym okresie.
Po wprowadzeniu danych narzędzie wyświetla okres naliczania, liczbę dni, zastosowaną stopę oraz końcową kwotę odsetek. Kalkulatory mogą obliczać należności od 1 stycznia 1999 roku, lecz wynik ma charakter poglądowy i warto zweryfikować go z dokumentami oraz aktualnymi przepisami.
Kalkulator odsetek ustawowych nie służy do obliczania odsetek od zaległości podatkowych. Dla takich należności obowiązują odrębne reguły.
Co przysługuje wierzycielowi w transakcji handlowej?
Przedsiębiorca, który wykonał umowę, a nie otrzymał zapłaty w terminie, może żądać odsetek oraz zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Uprawnienie powstaje co do zasady bez konieczności wykazywania rzeczywiście poniesionych wydatków.
| Wartość świadczenia pieniężnego | Ryczałt | Podstawa przeliczenia |
| Do 5000 zł | 40 euro | Średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedniego miesiąca |
| Od 5000 zł do 50 000 zł | 70 euro | Średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedniego miesiąca |
| Powyżej 50 000 zł | 100 euro | Średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedniego miesiąca |
Rekompensata może być dochodzona od dnia nabycia prawa do odsetek. Jeżeli faktyczne koszty windykacji przekroczyły ryczałt, wierzyciel może w określonych warunkach żądać także dodatkowej, rozsądnej kwoty.
Opisane zasady nie obejmują między innymi postępowań upadłościowych, restrukturyzacyjnych oraz roszczeń odszkodowawczych, takich jak wypłaty realizowane przez zakłady ubezpieczeń.
Jak wystawić notę odsetkową?
Nota odsetkowa jest dokumentem księgowym, w którym wierzyciel wskazuje naliczone odsetki i żąda ich zapłaty. Nie jest fakturą VAT, dlatego sama kwota odsetek nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Dokument powinien jasno identyfikować należność, okres opóźnienia i sposób wyliczenia. W nocie umieść:
- dane wierzyciela i dłużnika, w tym nazwy, adresy oraz numery NIP,
- numer i datę faktury lub innego dokumentu źródłowego,
- pierwotny termin zapłaty oraz datę rzeczywistego uregulowania należności,
- liczbę dni opóźnienia i zastosowaną stawkę procentową,
- podstawę prawną naliczenia odsetek,
- kwotę odsetek oraz ewentualną rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.
Jeśli zobowiązanie nadal nie zostało uregulowane, jako datę końcową można wskazać dzień wystawienia noty. Po kolejnej częściowej płatności trzeba ponownie ustalić saldo i okres, za który należą się odsetki.
Jak naliczać odsetki od kwoty brutto?
Odsetki od nieterminowej płatności faktury nalicza się od kwoty należności obejmującej VAT, czyli zazwyczaj od wartości brutto. Same odsetki nie są wynagrodzeniem za dostawę towaru ani wykonanie usługi i nie dolicza się do nich podatku VAT.
Przy częściowej zapłacie odsetki za dalszy okres liczy się od pozostałej kwoty głównej. Warto zachować fakturę, potwierdzenie doręczenia, wezwania do zapłaty i dowód przelewu, ponieważ dokumenty te ułatwiają uzasadnienie przyjętych dat.
Co zrobić, gdy dłużnik nie płaci?
Po ustaleniu kwoty odsetek możesz przekazać dłużnikowi notę odsetkową wraz z wezwaniem do zapłaty. W transakcjach handlowych warto ująć w piśmie także należną rekompensatę.
Jeżeli polubowne działania nie przyniosą zapłaty, dostępne są między innymi:
- ponowne wezwanie do zapłaty z wyznaczeniem krótkiego terminu,
- przekazanie sprawy firmie windykacyjnej,
- skorzystanie z pomocy właściwego organu lub rzecznika,
- uzyskanie sądowego tytułu wykonawczego,
- zastosowanie właściwej procedury dochodzenia należności w sprawie transgranicznej.
W relacjach z konsumentem nie można automatycznie stosować zasad dotyczących odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. Należy wtedy ocenić sprawę według przepisów właściwych dla umowy z konsumentem.
