Świadectwo pracy powinno zawierać rzetelne informacje o zatrudnieniu, a pracodawca zasadniczo wydaje je w dniu ustania stosunku pracy. Dokument sporządza się według urzędowego wzoru i nie można wpisywać do niego dowolnych ocen ani opinii.
Sprawdź, jakie dane obejmuje świadectwo pracy, kiedy trzeba je przekazać oraz co zrobić, gdy zawiera błąd.
Co to jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. Wydaje się je po rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy, niezależnie od tego, czy pracownik był zatrudniony na czas określony, nieokreślony czy na okres próbny.
Dokument nie jest opinią o pracowniku ani referencją. Ma charakter informacyjny i służy przede wszystkim do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Może być również potrzebny przy podejmowaniu kolejnego zatrudnienia lub ubieganiu się o świadczenia dla osób bezrobotnych.
Świadectwo pracy nie może zawierać subiektywnych ocen pracodawcy. Wpisuje się do niego wyłącznie informacje przewidziane w przepisach.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Jeżeli pracodawca nie planuje ponownego zatrudnienia pracownika w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy, świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy. Pracownik nie musi składać wniosku.
Za dzień ustania zatrudnienia uznaje się między innymi ostatni dzień okresu wypowiedzenia, dzień wskazany w porozumieniu stron, ostatni dzień obowiązywania umowy terminowej albo dzień wystąpienia zdarzenia powodującego wygaśnięcie umowy.
Jeżeli osobiste przekazanie dokumentu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej jest obiektywnie niemożliwe, pracodawca powinien dostarczyć świadectwo pocztą albo w inny sposób w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia. Nie może wymagać osobistego odbioru w siedzibie firmy ani obciążać pracownika kosztem doręczenia.
Kontynuowanie zatrudnienia
Pracodawca może nie wydawać świadectwa z własnej inicjatywy, jeśli w ciągu 7 dni nawiąże z tą samą osobą kolejną umowę o pracę. Pracownik może jednak w dowolnym czasie złożyć papierowy albo elektroniczny wniosek o wydanie dokumentu.
Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia lub wszystkich zakończonych okresów, za które świadectwo nie zostało jeszcze wydane. Pracodawca ma wtedy 7 dni na przekazanie dokumentu.
Obowiązek wydania świadectwa dotyczy również sytuacji, gdy po umowie o pracę strony mają współpracować na podstawie umowy cywilnoprawnej albo gdy pracownik rozpoczyna działalność gospodarczą.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Treść dokumentu określa Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Pracodawca powinien korzystać z aktualnego wzoru i uzupełnić wszystkie pola dotyczące danego zatrudnienia.
W świadectwie pracy zamieszcza się w szczególności:
- okres lub okresy zatrudnienia oraz wymiar czasu pracy,
- rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska albo pełnione funkcje,
- tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy lub podstawę jej wygaśnięcia,
- stronę, która złożyła wypowiedzenie, jeśli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem.
Dokument obejmuje także informacje potrzebne do ustalenia uprawnień urlopowych, emerytalnych i ubezpieczeniowych:
- urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku ustania zatrudnienia,
- urlop bezpłatny oraz podstawę prawną jego udzielenia,
- urlop ojcowski, rodzicielski i wychowawczy,
- urlop opiekuńczy oraz zwolnienia od pracy wykorzystane w danym roku.
W zależności od sytuacji pracownika świadectwo zawiera również dane o:
- zwolnieniu od pracy z powodu działania siły wyższej,
- liczbie dni okazjonalnej pracy zdalnej,
- liczbie dni, za które wypłacono wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy,
- okresie ochrony związanej z uprawnieniem do urlopu wychowawczego.
W dokumencie wskazuje się ponadto okres czynnej służby wojskowej lub służby zastępczej, pracę w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze, okresy nieskładkowe oraz wykorzystane dodatkowe urlopy i inne świadczenia wynikające z prawa pracy.
Jeżeli wynagrodzenie pracownika zostało objęte egzekucją, świadectwo powinno zawierać informację o zajęciu. Wpisuje się także uznane, lecz niezaspokojone należności ze stosunku pracy, jeśli przyczyną braku wypłaty były niewystarczające środki pracodawcy.
Informacje na żądanie pracownika
Pracownik może zażądać uzupełnienia świadectwa o wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Takie dane nie są wpisywane automatycznie, lecz na wyraźny wniosek.
Pracodawca nie powinien dopisywać osiągnięć, szkoleń, pochwał ani opisów jakości pracy, jeśli nie wynikają one z zakresu informacji przewidzianych w urzędowym wzorze.
Jak wskazać tryb rozwiązania umowy?
W świadectwie trzeba precyzyjnie określić, w jaki sposób zakończyło się zatrudnienie. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że umowa została rozwiązana.
| Sposób zakończenia zatrudnienia | Informacja wymagana w świadectwie | Dodatkowe dane |
| Porozumienie stron | Rozwiązanie na mocy porozumienia stron | Podstawa prawna, jeśli jest wymagana |
| Wypowiedzenie | Rozwiązanie za wypowiedzeniem | Strona składająca wypowiedzenie |
| Rozwiązanie bez wypowiedzenia | Rozwiązanie bez zachowania okresu wypowiedzenia | Właściwy przepis, na przykład art. 52, 53 albo 55 Kodeksu pracy |
Jeżeli umowa kończy się wraz z upływem czasu, na który została zawarta, należy wskazać tę podstawę. Przy rozwiązaniu z przyczyn niedotyczących pracownika może być potrzebne podanie przepisów ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy.
Jak sprawdzić świadectwo pracy?
Po otrzymaniu dokumentu warto porównać jego treść z umową, aneksami i dokumentacją kadrową. Szczególnej kontroli wymagają daty, wymiar etatu, sposób rozwiązania umowy oraz wykorzystane urlopy.
Sprawdź przede wszystkim:
- datę rozpoczęcia i zakończenia każdego okresu zatrudnienia,
- stanowiska i wymiar czasu pracy,
- tryb oraz podstawę prawną zakończenia umowy,
- urlopy, zwolnienia i okresy niezdolności do pracy wskazane w dokumencie.
Błąd może utrudnić ustalenie stażu pracy, uzyskanie świadczenia albo rozpoczęcie kolejnego zatrudnienia. Dlatego nie warto odkładać sprawdzenia świadectwa na później.
Jak sprostować błędne świadectwo pracy?
Jeśli dokument zawiera nieprawdziwe, niepełne lub niezgodne z przepisami informacje, pracownik może wystąpić do pracodawcy o jego sprostowanie. Wniosek należy złożyć w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa.
Pracodawca ma 7 dni na uwzględnienie żądania i wydanie nowego dokumentu albo na przekazanie informacji o odmowie. Od odmowy pracownik może odwołać się do sądu pracy w ciągu kolejnych 14 dni od otrzymania zawiadomienia.
Jeżeli pracodawca nie poinformuje o odmowie, pracownik również może skierować sprawę do sądu pracy. Po upływie 14 dni można nadal zwrócić się do pracodawcy o korektę, jednak pracodawca nie ma już takiego samego obowiązku wynikającego z ustawowego terminu.
Po sprostowaniu pracodawca wydaje nowe świadectwo z aktualną datą. Do dokumentu powinien dołączyć pismo wyjaśniające przyczynę ponownego wydania i zakres zmiany, a poprzednią wersję usunąć z dokumentacji zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Co zrobić, gdy pracodawca nie wydaje świadectwa?
Pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania dokumentu. W określonych sytuacjach może również złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Jeżeli firma nie istnieje, nie ma osób uprawnionych do reprezentacji albo wykonanie orzeczenia sądu jest niemożliwe, pracownik może żądać ustalenia prawa do otrzymania świadectwa. Orzeczenie sądu zastępuje wtedy dokument i powinno określać co najmniej okres oraz rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, stanowisko i sposób zakończenia zatrudnienia.
Brak rozliczenia sprzętu, samochodu służbowego lub innych obowiązków nie pozwala pracodawcy zatrzymać świadectwa pracy.
Kiedy można żądać odszkodowania?
Pracownik może domagać się naprawienia szkody, jeśli świadectwo nie zostało wydane w terminie albo zawierało błędy. Samo uchybienie nie zawsze wystarcza – trzeba wykazać szkodę oraz związek między działaniem pracodawcy a jej powstaniem.
Przykładem może być odmowa zatrudnienia z powodu braku dokumentu lub niemożność uzyskania świadczenia dla osoby bezrobotnej. Odszkodowanie odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, jednak nie może przekroczyć kwoty za 6 tygodni.
Niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy grozi za nie grzywna od 1000 do 30 000 zł.
Jakie przepisy regulują świadectwo pracy?
Najważniejsze zasady wynikają z art. 97, 98, 99 i 971 Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Wzór dokumentu i sposób jego wypełniania określają przepisy wykonawcze, dlatego pracodawca powinien korzystać z aktualnego formularza.
W sprawach dotyczących terminu wydania, sprostowania lub roszczeń znaczenie ma dokładna data otrzymania świadectwa i zachowanie korespondencji. Pracownik powinien przechowywać dokument, wniosek o sprostowanie oraz odpowiedź pracodawcy.
