Biała lista VAT – jak sprawdzić kontrahenta?
Kontrahenta sprawdzisz bezpłatnie w oficjalnej wyszukiwarce Ministerstwa Finansów. Wpisz jego NIP, REGON, nazwę albo numer rachunku, a następnie wybierz dzień zlecenia przelewu. Przy transakcji między przedsiębiorcami o wartości przekraczającej 15 000 zł brutto porównaj rachunek z faktury z rachunkiem widocznym w wykazie i pobierz potwierdzenie w PDF.
Gdzie sprawdzić kontrahenta na białej liście VAT?
Biała lista podatników VAT to oficjalny wykaz prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Znajdują się w nim między innymi podatnicy zarejestrowani jako czynni lub zwolnieni z VAT, a także podmioty wykreślone i przywrócone do rejestru.
Wyszukiwarka jest dostępna na stronie podatki.gov.pl. Możesz w niej sprawdzić status VAT kontrahenta oraz rachunki rozliczeniowe zgłoszone do administracji skarbowej i potwierdzone za pośrednictwem systemu STIR.
Jak sprawdzić kontrahenta krok po kroku?
Przygotuj dane z faktury lub umowy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nazwa podmiotu może oznaczać imię i nazwisko przedsiębiorcy.
- Otwórz wyszukiwarkę wykazu podatników VAT na stronie Ministerstwa Finansów.
- Wybierz kryterium wyszukiwania – NIP, REGON, nazwę podmiotu albo numer rachunku bankowego.
- Wskaż datę sprawdzenia. Przy weryfikacji rachunku wybierz dzień, w którym zlecasz przelew, ponieważ dane są aktualizowane raz dziennie w dni robocze.
- Porównaj wynik z dokumentami. Sprawdź nazwę lub dane przedsiębiorcy, status VAT oraz numer rachunku podany na fakturze.
- Pobierz potwierdzenie w formacie PDF. Dokument zawiera wynik wyszukiwania i unikalny identyfikator zapytania, dlatego może potwierdzać dochowanie należytej staranności podczas kontroli.
Nie wystarczy sprawdzić samego NIP-u. Jeżeli płatność ma trafić na konkretny rachunek, ten numer musi zgadzać się z rachunkiem widocznym w wykazie dla wybranego dnia. Sprawdzenie wykonane kilka dni wcześniej może nie odzwierciedlać stanu z dnia przelewu.
Jakie dane można sprawdzić w wykazie?
Zakres informacji zależy od tego, czy wyszukujesz dane bieżące, czy historyczne. Nie wszystkie elementy można sprawdzić dla dowolnie wybranego dnia.
| Rodzaj danych | Dzień zapytania | Dzień historyczny |
|---|---|---|
| Status VAT | Tak | W zakresie przewidzianym dla wykazu |
| Rachunki rozliczeniowe | Tak | Tak, dla wybranego dnia historycznego |
| Dane rejestrowe, takie jak nazwa, NIP i REGON | Tak | W ograniczonym zakresie |
| Daty rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia | Tak | Tak, jeśli dane są dostępne dla wskazanego okresu |
W wykazie mogą znajdować się także numer KRS, adres siedziby, informacje o reprezentantach, prokurentach i wspólnikach oraz podstawa prawna odmowy rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia do rejestru.
Publikowane rachunki to rachunki rozliczeniowe związane z działalnością gospodarczą oraz rachunki imienne w SKOK. Prywatne rachunki ROR nie są ujawniane na białej liście, nawet jeśli przedsiębiorca używa ich do przyjmowania płatności.
Co grozi za przelew na rachunek spoza białej listy?
Ryzyko dotyczy przede wszystkim płatności między przedsiębiorcami, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto. Znaczenie ma wartość całej transakcji, a nie pojedynczej raty lub faktury, jeśli kilka płatności wynika z jednego zamówienia albo umowy.
Płatność na rachunek niewidoczny w wykazie może spowodować:
- brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów,
- konieczność wyłączenia z kosztów całej kwoty objętej sankcją, a nie tylko nadwyżki ponad 15 000 zł,
- solidarną odpowiedzialność za zaległy VAT kontrahenta, proporcjonalnie do transakcji,
- konieczność skorygowania rozliczeń, jeśli wydatek został wcześniej ujęty w kosztach.
Odpowiedzialność solidarna oznacza, że nabywca może odpowiadać za niezapłacony przez sprzedawcę VAT, mimo że zapłacił cenę brutto. Zasady te nie dotyczą w taki sam sposób każdej płatności, dlatego przy nietypowym rozliczeniu, na przykład kompensacie, barterze lub płatności kartą, trzeba ocenić konkretny sposób zapłaty.
Jeżeli przelew został już wykonany na niewłaściwy rachunek, rozwiązaniem może być zgłoszenie tego faktu na formularzu ZAW-NR. Zgłoszenie należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty, co do zasady w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu. Termin i właściwość urzędu warto potwierdzić przed wysłaniem formularza, ponieważ przepisy mogą być zmieniane.
Co zrobić, gdy rachunku nie ma na białej liście?
Nie przelewaj środków od razu, jeśli rachunek z faktury nie pojawia się w wykazie. Najpierw wyjaśnij rozbieżność, wykonując następujące czynności:
- Potwierdź w banku, czy numer jest rachunkiem rozliczeniowym otwartym w związku z działalnością gospodarczą.
- Sprawdź, czy rachunek został zgłoszony w CEIDG albo urzędzie skarbowym.
- Jeśli dane są nieaktualne, zaktualizuj je w CEIDG, przez formularz NIP-8 lub NIP-2, zależnie od rodzaju podmiotu.
- Jeśli rachunek został zgłoszony, ale nadal go nie widać, skontaktuj się z bankiem i urzędem skarbowym oraz rozważ wniosek o sprostowanie danych.
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą aktualizuje rachunek przez CEIDG. Spółki wpisane do KRS przekazują dane właściwym formularzem aktualizacyjnym, a spółki cywilne składają aktualizację na NIP-2. Bank przekazuje numer rachunku do STIR, ale musi on wcześniej zostać prawidłowo zgłoszony jako rachunek firmowy.
Najbezpieczniejsza procedura jest prosta: sprawdź kontrahenta w dniu zlecenia przelewu, porównaj numer rachunku z fakturą, zapisz potwierdzenie PDF i wyjaśnij każdą rozbieżność przed płatnością. Przy transakcjach powyżej 15 000 zł brutto taka weryfikacja może uchronić firmę przed utratą kosztów i odpowiedzialnością za VAT kontrahenta.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W przypadku nietypowej transakcji lub wątpliwości dotyczących ZAW-NR skonsultuj się z doradcą podatkowym albo właściwym urzędem skarbowym.
