Do kiedy pracodawca musi dostarczyć PIT?
Pracodawca musi przekazać pracownikowi PIT-11 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Jeżeli ostatni dzień lutego przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. W 2026 roku PIT-11 za 2025 rok powinien trafić do podatnika najpóźniej 2 marca 2026 r., ponieważ 28 lutego przypadał w sobotę.
Najważniejsze terminy związane z PIT-11
PIT-11 jest informacją o przychodach, dochodach, kosztach uzyskania przychodów, pobranych zaliczkach i składkach. Nie jest rocznym zeznaniem podatkowym. Pracodawca, czyli płatnik, przekazuje ten dokument zarówno urzędowi skarbowemu, jak i pracownikowi.
| Działanie | Termin | Adresat lub uwagi |
|---|---|---|
| Przekazanie PIT-11 przez pracodawcę | Do końca stycznia następnego roku, z przesunięciem na dzień roboczy | Urząd skarbowy, wyłącznie elektronicznie |
| Przekazanie PIT-11 pracownikowi | Do końca lutego następnego roku, z przesunięciem na dzień roboczy | Podatnik |
| Złożenie rocznego zeznania podatkowego | Co do zasady do 30 kwietnia następnego roku | Podatnik składa właściwe zeznanie, najczęściej PIT-37 albo PIT-36 |
Za 2025 rok termin przekazania PIT-11 do urzędu skarbowego przypadał na 2 lutego 2026 r., a termin przekazania dokumentu pracownikowi upływał 2 marca 2026 r. Daty wynikają z przesunięcia terminów, ponieważ 31 stycznia i 28 lutego 2026 r. przypadały w sobotę.
Co zrobić, gdy pracodawca nie przekazał PIT-11?
Brak dokumentu po upływie ustawowego terminu nie zwalnia z obowiązku złożenia rocznego zeznania podatkowego. Najpierw sprawdź, czy PIT-11 nie został przekazany innym kanałem, a następnie zweryfikuj dane w e-Urzędzie Skarbowym.
Postępowanie może wyglądać następująco:
- Skontaktuj się z pracodawcą – zapytaj dział kadr lub księgowość, czy PIT-11 został sporządzony i wysłany. Sprawdź też, czy pracodawca ma aktualny adres zamieszkania lub adres e-mail.
- Sprawdź usługę Twój e-PIT – po zalogowaniu do e-Urzędu Skarbowego przejdź do zakładki „Dane źródłowe”. Powinny tam być widoczne informacje PIT-11 przekazane przez płatnika do urzędu.
- Zbierz własne dokumenty – zachowaj umowę, paski wynagrodzeń, informacje o wypłatach i potwierdzenia przelewów. Mogą być potrzebne do ustalenia przychodów i pobranych zaliczek.
- Złóż zeznanie w terminie – jeśli PIT-11 nie ma ani u pracodawcy, ani w systemie, rozlicz się na podstawie posiadanych danych, a po otrzymaniu dokumentu porównaj kwoty i w razie potrzeby złóż korektę.
Brak PIT-11 nie przesuwa terminu rozliczenia podatku. Odpowiedzialność za złożenie rocznego zeznania spoczywa na podatniku, nawet jeśli pracodawca nie wykonał swojego obowiązku.
Jeżeli pracodawca mimo wezwania nie przekazuje dokumentu, możesz zawiadomić właściwy urząd skarbowy o niewywiązaniu się przez płatnika z obowiązku. Niedostarczenie PIT-11 może skutkować odpowiedzialnością karnoskarbową, w tym karą grzywny dla pracodawcy.
Jak sprawdzić PIT-11 w usłudze Twój e-PIT?
Dane z PIT-11 powinny zostać uwzględnione w usłudze Twój e-PIT, jeżeli pracodawca przekazał informację do urzędu skarbowego. Po zalogowaniu do e-Urzędu Skarbowego sprawdź zakładkę „Dane źródłowe”. Widoczność dokumentu w systemie oznacza, że urząd otrzymał dane, ale nie zastępuje to kontaktu z pracodawcą, jeśli nie dostałeś samego formularza.
Przed zaakceptowaniem zeznania porównaj dane z systemu z własnymi dokumentami. Sprawdź przychody, koszty uzyskania przychodów, zaliczki oraz składki. Uwzględnij także przysługujące ulgi i inne źródła dochodu. Jeśli informacji PIT-11 nie ma w usłudze, a pracodawca nie odpowiada, przygotuj rozliczenie na podstawie zachowanych dowodów wypłaty.
W jakiej formie pracodawca może przekazać PIT-11?
Przepisy nie narzucają jednej formy doręczenia PIT-11 pracownikowi. Pracodawca może wybrać kanał stosowany w organizacji, ale powinien móc wykazać, że dokument został przekazany właściwej osobie w terminie.
Najczęściej stosowane są następujące formy:
- udostępnienie dokumentu w portalu pracowniczym lub systemie kadrowym,
- przesłanie pliku na adres e-mail podany przez podatnika,
- wysłanie dokumentu pocztą,
- przekazanie PIT-11 podczas odbioru osobistego w siedzibie pracodawcy.
Samo wysłanie PIT-11 do urzędu skarbowego nie oznacza jeszcze, że pracodawca przekazał go pracownikowi. Są to dwa odrębne obowiązki płatnika. Jeżeli dokument pojawia się w usłudze Twój e-PIT, ale nie został doręczony przez pracodawcę, nadal możesz poprosić o jego wydanie.
W przypadku zakończenia działalności przez płatnika w trakcie roku obowiązują odrębne zasady. Informację PIT-11 należy wtedy przekazać najpóźniej w dniu zaprzestania działalności. Samo rozwiązanie umowy o pracę co do zasady nie powoduje natomiast automatycznego obowiązku wystawienia PIT-11 w ciągu 14 dni.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W razie sporu z pracodawcą lub wątpliwości dotyczących rozliczenia skonsultuj się z doradcą podatkowym albo właściwym urzędem skarbowym.
