Od kiedy e-faktury będą obowiązkowe?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostanie wprowadzony etapowo. Od 1 lutego 2026 r. obejmie duże firmy, od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. najmniejsze podmioty ze sprzedażą do 10 000 zł miesięcznie.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
KSeF służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów przygotowanych w określonej strukturze XML. Harmonogram zależy przede wszystkim od wartości sprzedaży firmy. Próg dla największych przedsiębiorców ustala się na podstawie łącznej wartości sprzedaży brutto osiągniętej w 2024 r.
Kiedy firma musi przejść na KSeF?
Terminy wejścia obowiązku przedstawiają się następująco:
| Data | Grupa podatników |
|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Przedsiębiorcy, których sprzedaż brutto przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali przedsiębiorcy, w tym podatnicy czynni i zwolnieni z VAT |
| 1 stycznia 2027 r. | Najmniejsi podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie |
Do końca 2026 r. najmniejsi podatnicy objęci odroczeniem mogą nadal wystawiać faktury poza KSeF. Nie oznacza to jednak zwolnienia z odbierania dokumentów w systemie. Jeżeli kontrahent prześle fakturę ustrukturyzowaną przez KSeF, trzeba odebrać ją za pośrednictwem tego systemu.
Czy obowiązek dotyczy każdej faktury?
Obowiązkowe e-fakturowanie dotyczy przede wszystkim transakcji B2B, czyli sprzedaży między podatnikami prowadzącymi działalność gospodarczą. Faktury wystawiane konsumentom, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, pozostają poza obowiązkowym KSeF.
Obowiązek nie obejmuje także niektórych podmiotów i dokumentów określonych w przepisach. Do najważniejszych wyłączeń należą:
- Podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
- Podmioty zagraniczne posiadające w Polsce stałe miejsce działalności, jeżeli nie jest ono związane z konkretną dostawą lub usługą.
- Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli faktury B2C.
- Wybrane dokumenty pełniące funkcję faktury, na przykład bilety za przejazd autostradą płatną.
W niektórych przypadkach faktura może zostać przekazana nabywcy poza KSeF, na przykład w wiadomości e-mail lub w formie papierowej. Dotyczy to przede wszystkim konsumentów i kontrahentów zagranicznych, którzy nie korzystają z systemu.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Jednoosobowa działalność gospodarcza może korzystać z KSeF po uwierzytelnieniu właściciela Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Po zalogowaniu przedsiębiorca uzyskuje uprawnienia właścicielskie i może nadać dostęp pracownikowi lub biuru rachunkowemu.
Spółka może użyć kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej numer NIP. Jeżeli jej nie posiada, powinna wskazać pierwszą osobę uprawnioną za pomocą formularza ZAW-FA. Po nadaniu uprawnień ta osoba może zarządzać dostępem kolejnych użytkowników w systemie.
Do obsługi faktur można wykorzystać bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF albo program księgowy zintegrowany z systemem. W sytuacjach technicznych dostępny będzie także tryb offline24, w którym fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących obowiązku KSeF w konkretnej sytuacji warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub sprawdzić aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów.
