Nota korygująca – kiedy można ją wystawić?

Notatkę korygującą można wystawić wtedy, gdy faktura zawiera błąd dotyczący danych formalnych, a nie kwoty, stawki VAT, podstawy opodatkowania ani zakresu transakcji. Dokument sporządza sprzedawca i przekazuje go nabywcy do akceptacji. Sprawdź, jakie informacje można poprawić, kiedy potrzebna jest faktura korygująca oraz jak przygotować notatkę.

Co to jest nota korygująca?

Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę, który służy do poprawienia określonych pomyłek na otrzymanej fakturze. Nie zastępuje faktury korygującej, ponieważ jej zastosowanie ogranicza się do danych identyfikacyjnych i opisowych.

Notatka może dotyczyć między innymi nazwy firmy, adresu, numeru NIP albo oznaczenia towaru. Aby była ważna, musi zostać zaakceptowana przez sprzedawcę.

Nota korygująca nie zmienia wartości transakcji. Jej zadaniem jest uporządkowanie danych znajdujących się na fakturze.

Kiedy można wystawić notę korygującą?

Nabywca może sporządzić notę wtedy, gdy błąd nie wpływa na rozliczenie podatku ani wartość sprzedaży. Dotyczy to przede wszystkim pomyłek w danych stron transakcji lub opisie dokumentu.

Przed wystawieniem noty warto porównać fakturę z danymi rejestrowymi firmy i dokumentami zakupu. Pozwala to ustalić, czy pomyłka rzeczywiście mieści się w zakresie dopuszczalnym dla noty.

Notą można poprawić w szczególności:

• nazwę lub imię i nazwisko nabywcy albo sprzedawcy,
• adres siedziby, adres zamieszkania lub adres korespondencyjny,
• numer NIP, jeżeli pomyłka nie prowadzi do zmiany podmiotu transakcji,
• numer faktury, datę wystawienia albo oznaczenie dokumentu,
• opis towaru lub usługi, jeśli korekta nie zmienia ich rodzaju ani wartości,
• oznaczenie dodatkowe, na przykład numer zamówienia lub numer klienta.

Czego nie wolno poprawiać notą?

Nota korygująca nie służy do poprawiania elementów wpływających na wysokość zobowiązania podatkowego. W takich sytuacjach dokument korygujący powinien wystawić sprzedawca.

Za pomocą noty nie należy zmieniać:

• liczby lub ilości sprzedanych towarów,
• ceny jednostkowej i wartości netto,
• stawki VAT oraz kwoty podatku,
• wartości brutto i podstawy opodatkowania,
• daty sprzedaży, jeżeli wpływa ona na rozliczenie podatku,
• rodzaju towaru lub usługi w sposób zmieniający przedmiot transakcji.

Nie można także używać noty do zastąpienia jednego nabywcy innym podmiotem. Jeżeli błąd wskazuje, że fakturę wystawiono na niewłaściwą firmę, trzeba ustalić ze sprzedawcą właściwy sposób naprawienia dokumentu.

Nota korygująca a faktura korygująca

Oba dokumenty służą do naprawiania błędów, lecz wystawiają je różne strony i mają odmienny zakres. Nota pochodzi od nabywcy, natomiast fakturę korygującą wystawia sprzedawca.

Jeżeli zakres błędu budzi wątpliwości, bezpieczniej skontaktować się ze sprzedawcą przed przygotowaniem dokumentu. Pozwala to uniknąć odrzucenia noty i konieczności ponownego korygowania faktury.

Jakie elementy powinna zawierać nota?

Przepisy wymagają, aby nota jednoznacznie wskazywała fakturę, której dotyczy, oraz zakres proponowanej poprawki. Dokument powinien być czytelny i możliwy do powiązania z konkretną transakcją.

W nocie należy umieścić:

• oznaczenie „nota korygująca”,
• kolejny numer dokumentu,
• datę wystawienia,
• dane wystawcy noty i sprzedawcy,
• numery NIP stron, jeśli są wymagane dla identyfikacji,
• numer i datę faktury korygowanej,
• treść błędnego zapisu,
• prawidłową treść,
• miejsce na akceptację sprzedawcy.

Nie trzeba przepisywać całej faktury. Wystarczy dokładnie wskazać błędne dane oraz ich prawidłowe brzmienie.

Jak wystawić notę korygującą krok po kroku?

Przygotowanie dokumentu nie jest skomplikowane, ale wymaga zachowania właściwej kolejności. Najpierw trzeba ustalić zakres błędu, a dopiero później przekazać notę sprzedawcy.

1. Sprawdź fakturę i wskaż dane wymagające poprawy.
2. Ustal, czy błąd nie dotyczy kwoty, stawki VAT, ilości lub przedmiotu sprzedaży.
3. Przygotuj notę z numerem, datą i danymi obu stron.
4. Wpisz dotychczasową oraz prawidłową treść korygowanego elementu.
5. Przekaż dokument sprzedawcy w uzgodnionej formie.
6. Odbierz akceptację i przechowuj ją razem z fakturą.

Akceptacja może zostać wyrażona w sposób przyjęty między stronami, na przykład podpisem, wiadomością e-mail albo elektronicznym zatwierdzeniem w systemie. Istotne jest, aby można było wykazać, że sprzedawca zaakceptował treść korekty.

Jak poprawić dane nabywcy?

Literówka w nazwie firmy

Jeżeli na fakturze pojawiła się literówka, brak części nazwy albo nieprawidłowy skrót, można wskazać prawidłowe brzmienie w nocie. Korekta nie może jednak prowadzić do wskazania całkowicie innego nabywcy.

Błędny adres

Zmiana ulicy, numeru lokalu, kodu pocztowego lub miejscowości może zostać ujęta w nocie, gdy prawidłowe dane nadal identyfikują tę samą firmę. Warto podać adres dokładnie zgodny z dokumentami rejestrowymi.

Pomyłka w numerze NIP

Drobny błąd w numerze NIP można skorygować notą, jeśli nie zmienia tożsamości nabywcy. Przy poważnej pomyłce, wskazującej na inny podmiot, potrzebna może być korekta wystawiona przez sprzedawcę.

Akceptacja i przechowywanie dokumentu

Nota korygująca wywołuje skutek dopiero po zaakceptowaniu jej przez sprzedawcę. Samo wysłanie dokumentu nie oznacza jeszcze, że dane na fakturze zostały skutecznie poprawione.

Dokument warto przechowywać razem z fakturą, której dotyczy, oraz z potwierdzeniem akceptacji. Elektroniczna nota powinna zachować integralność pliku, a wiadomość potwierdzająca zgodę powinna być możliwa do odtworzenia podczas kontroli.

Przed zaksięgowaniem dokumentu sprawdź:

• czy numer noty jest unikalny,
• czy wskazano właściwą fakturę,
• czy opisano błąd i prawidłową treść,
• czy korekta nie zmienia wartości sprzedaży,
• czy sprzedawca zaakceptował dokument.

Warto zapamiętać

• Notę korygującą wystawia nabywca faktury.
• Dokument służy głównie do poprawiania danych formalnych i opisowych.
• Nota nie może zmieniać kwoty netto, VAT, brutto, ilości ani ceny.
• Sprzedawca powinien zaakceptować jej treść.
• Zmiany wpływające na rozliczenie wymagają faktury korygującej.